03 886 85 886

Tổ chức sự kiện – cách lan tỏa thông điệp cho doanh nghiệp

 

Tổ chức sự kiện vài năm trở lại đây ngày càng gần gũi với đời sống của mọi người, khi nghe tổ chức sự kiện thường chúng ta nghĩ nó chỉ dành cho một nhóm đối tượng nhất định.

Sau đây chúng tôi xin liệt kê ra vài sự kiện điển hình mà chắc chắn bạn đã tham gia ít nhất một lần đó là: sự kiện ra mắt phim – sản phẩm truyền hình, sự kiện đám tiệc cưới, hỏi, sinh nhật, tất niên, sự kiện khai trương,…..

định nghĩa thế nào là tổ chức sự kiện

Khái niệm về sự kiện và tổ chức sự kiện

Sự kiện là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng với đời sống xã hội và được các phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin rầm rộ như: liên hoan phim, cuộc thi sắc đẹp, bầu cử,…

Nhưng mà sự kiện không chỉ gói gọn trong các hoạt động như trên mà nó còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,….Hay sự kiện còn là những hoạt động liên quan đến hoạt động tiếp thị và thương mại của các doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,…

Tổ chức sự kiện là gì?

Thực chất là triển khai tất cả các công việc liên quan cho một ý tưởng nào đó của ban tổ chức muốn truyền tải thông điệp, thông báo một tin tức quan trọng đến với mọi người.

Do lĩnh vực này ngày càng phát triển rộng rãi nên để dễ quản lý và theo dõi các chuyên gia chia tổ chức sự kiện thành các mảng chính như:

Các sự kiện liên quan kinh doanh hay còn gọi business event: khai trương công ty, kỷ niệm thành lập, ra mắt sản phẩm dịch vụ mới,….

Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng, ban hành hay sửa đổi luật,….

Tổ chức các sự kiện truyền thông giải trí được gọi là entertainment events

Sự kiện triển lãm, trưng bày.

Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…

Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại

Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Tổ chức các sự kiện giữ vai trò gì ?

Vai trò đối với ban tổ chức sự kiện

Thông thường đơn vị cần tổ chức các sự kiện thường là doanh nghiệp, chính phủ, người nổi tiếng hay một tổ chức nào đó cần làm công tác truyền thông để lan tỏa một thông điệp mà họ muốn nhiều người biết đến nhiều người hưởng ứng.

Đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Các doanh nghiệp tổ chức Event nhằm đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình từ đó giúp tăng doanh số bán của doanh nghiệp.

Vai trò của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp

Để cụ thể hơn mình xin lấy ví dụ là một doanh nghiệp cần tổ chức sự kiện pr công bố sản phẩm mới ra mắt, chúng ta sẽ nhìn thấy rõ các vai trò chính của việc này như:

Giúp gia tăng sự chú ý của khách hàng mục tiêu đối với thương hiệu

Là kênh phát triển dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp

Là một phương thức bày tỏ lòng cảm ơn với khách hàng, đối tác.

Là kênh thuyết phục khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp của mình

Thúc đẩy doanh số bán hàng và tăng trưởng của công ty

Chính những lợi ích không ngờ đó, mà hiện nay việc tài trợ sự kiện, thuê agency để tổ chức sự kiện, quảng bá thương hiệu đang là xu hướng rất phổ biến, được áp dụng cho  nhiều doanh nghiệp.

tổ chức sự kiện pr cho sản phẩm mới

Vai trò đối với đối tượng công chúng mục tiêu

Vai trò chính tạo ra một cái cớ để nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu.

Vì thế đây được xem là kênh thông tin đáng tin cậy cho công chúng vì sự kiện muốn tổ chức thì phải có sự cho phép và giám định trước của các cơ quan có thẩm quyền.

Là cơ sở để cho công chúng có cái nhìn mới hơn về tiếp thị và quảng cáo, xác minh được tinh chất sự việc hoặc tính năng sản phẩm dịch vụ mang lại.

Ví dụ sự kiện công ty VinFast của tập đoàn Vingroup đã tiến hành sự kiện ra mắt dòng xe ô tô “MADE IN VIET NAM” đầu tiên tại thị trường trong nước và quốc tế với các dòng xe như LUX A2.0 và LUX SA2.0.

Tổ chức các sự kiện thường hướng đến 3 mục đích chính sau:

Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.

Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.

Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.

Tổ chức sự kiện sẽ có ý nghĩa gì

Quy trình tổ chức sự kiện

Để tạo ra một chương trình thành công thì người giữ vai trò tổ chức phải thật sự am hiểu về tất cả các công đoạn diễn ra, phải hình dung được toàn bộ quá trình diễn ra.

Đặt mình vào các tình huống phát sinh và cách xử lý như thế nào là tốt nhất cho chương trình. Hãy chú ý từng chi tiết dù là nhỏ nhất nhưng đó chính là điểm để khách hàng nhìn thấy sự nhiệt tình và chuyên nghiệp của đơn vị triển khai.

Ví dụ có đơn vị đang cần ý tưởng tổ chức một sự kiện trung thu cho con em doanh nghiệp

3 giai đoạn chuẩn bị cho một sự kiện

Một quy trình triển khai sự kiện chuẩn sẽ bao gồm các nội dung sau:

quy trình triển khai một sự kiện cần tổ chức

Giai đoạn trước khi sự kiện diễn ra

Tìm hiểu về thông tin của đơn vị đầu tư như thương hiệu, nhãn hiệu sản phẩm, thông điệp.

Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện như ngân sách, nhân lực, trang thiết bị, nhà cung cấp,…

Xác định chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện.

Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm, xin giấy phép tổ chức sự kiện, thuê nhân lực, thiết bị cần thiết,….

Đẩy mạnh quảng bá sự kiện rộng rãi

Giai đoạn thực hiện sự kiện

Kiểm tra tổng thể các hạng mục đã hoàn thành và xem lại kịch bản chương trình sắp diễn ra có vấn đề phát sinh hay không.

Tổ chức tiếp đón khách mời và khai mạc sự kiện.

Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện tại các mốc thời gian theo kịch bản.

Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện cho quan khách

Tổ chức thực hiện các sự kiện phụ trợ trong sự kiện như tặng quà,…

Xác định đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới những thông điệp nào mình cần giúp ban tổ chức gửi đến cho họ, có những khảo sát nào cần nhờ họ thực hiện hay không.

Giai đoạn kết thúc sự kiện và giải quyết các phát sinh sau đó

Lập chiến dịch quảng bá sự kiện đến những đối tượng đã là mục tiêu.

Tổng kết lại chi phí và các vấn đề với đối tác cung cấp dịch vụ và hỗ trợ sự kiện.

Chăm sóc khách hàng.

Ngoài ra trong quá trình thực hiện sự kiện bạn cần phải có phương án dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện cũng như đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, …

Một số lưu ý giúp tổ chức một sự kiện thành công

Để có được hiệu quả tuyệt vời cần phải có những điều kiện nhất định như phải được lên kế hoạch chu đáo, xác định mục tiêu chiến lược rõ ràng và có thể đo lường được.

Để thành công, trước tiên bạn phải hiểu được các nguyên lý cơ bản để mang lại thành công cho một sự kiện là gì.

Yếu tố thành công của một ý tưởng hay

Tìm và xác định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện

Sau khi có được sự thống nhất về thời gian tổ chức sự kiện bạn phải xác định địa điểm phù hợp nhất. Tốt nhất là nên ký hợp đồng và các thủ tục xin phép sử dụng địa điểm để tổ chức sự kiện. Nên làm càng nhanh càng tốt để tránh bị đơn vị khác thuê mất vị trí đẹp và bên cạnh cũng phải tìm một vị trí dự phòng.

Truyền thông quảng bá đưa tin về sự kiện đến với công chúng

Sử dụng đa kênh truyền thông để quảng bá cho sự kiện như mạng xã hội: facebook, youtube,….Các diễn đàn có đông thành viên là đối tượng mục tiêu.

Thư mời chính là điều đầu tiên mọi người nhìn thấy ở sự kiện của bạn. Vì thế, thư mời cần phải thông báo được tới người tham dự những chi tiết như: Cái gì, ở đâu, khi nào, những ai, tại sao và như thế nào,… có trong sự kiện của bạn.

Nếu có thể, bạn cũng nên gửi một thư mời cho phép người tham dự có thể gợi ý về nội dung chương trình trong sự kiện của bạn.

Làm việc thông minh và tiếp thu các góp ý quý giá

Tiến hành lưu trữ và theo dõi thông tin của người tham dự sự kiện một cách chi tiết, đầy đủ, khoa học vào một file Excel để có thể sử dụng khi tổ chức sự kiện và sau khi sự kiện kết thúc.

Các thông tin về người tham dự sự kiện thực sự cần thiết khi tạo bảng tên, thẻ địa điểm khi chuẩn bị sự kiện hay thư cảm ơn để gửi cho họ sau khi sự kiện kết thúc.

Ngoài ra, việc quản lý thông tin khách mời bằng file Excel còn có thể giúp bạn tránh được lỗi trùng lặp, chồng chéo thông tin,… giữa các sự kiện.

Làm việc nhóm cùng các cộng sự để có được nhiều cái nhìn nhiều ý tưởng, khi thấy ý tưởng nào mới lạ thật sự phụ hợp thì chúng ta nên thay đổi kịch bản sao cho chương trình diễn ra thành công.

Chú ý đến tất cả mọi chi tiết dù là nhỏ nhất

Những chi tiết nhỏ đôi khi lại ảnh hưởng đến kết quả lớn. Nếu vô tình không để ý mà lên kế hoạch tổ chức sự kiện trùng với một ngày lễ tôn giáo thì hãy chú ý kỹ tới giới hạn trong thực đơn nhé. 

Luôn chuẩn bị một kế hoạch dự phòng trường hợp ngoài ý muốn

Sự kiện của công ty bạn đang tổ chức có thể bị gián đoạn hoặc là đổ bể nếu bạn không chuẩn bị một phương án dự phòng tình huống xảy ra không đúng theo kế hoạch. Vì thế hãy luôn chú ý nhé, phải liên tục giữ liên lạc với khách mời trong mọi trường hợp mọi thứ đi theo chiều hướng xấu.

Ví dụ nếu như trời chuẩn bị mưa thì bạn cân nhắc sử dụng lều bạt hoặc chuẩn bị thêm ô nếu khách mời cần phải đi bộ để di chuyển.

Quý khách xem thêm các bài viết sau của chúng tôi để về các dịp nhất định phải chú ý nhé

Tổ chức lễ khởi công động thổ 2019

Tổ chức lễ tri ân khách hàng chuyên nghiệp

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Liên hệ với chúng tôi